Những Sai Lầm Khi Chọn Phần Mềm Quản Lý Phòng – Nguyên Nhân Khiến Tour & Combo “Lỡ Booking”

Trong ngành du lịch, sai lầm khi chọn phần mềm quản lý phòng thường dẫn đến "lỡ booking" và mất uy tín. Nhiều đơn vị gặp khó khăn với việc trùng phòng, hủy tour do quản lý thủ công. Bài viết này phân tích 6 sai lầm phổ biến khi chọn phần mềm quản lý phòng và cung cấp giải pháp, giúp bạn tối ưu hóa kinh doanh và tránh rủi ro.

1. Phần Mềm Quản Lý Phòng Là Gì Và Tại Sao Lại Quan Trọng Với Ngành Du Lịch?

Phần mềm quản lý phòng không chỉ là một công cụ giúp các khách sạn kiểm soát tình trạng phòng trống. Trong bối cảnh kinh doanh du lịch hiện đại, một hệ thống quản lý khách sạn hiệu quả còn là “cầu nối dữ liệu” quan trọng, giúp đồng bộ hóa thông tin giữa các bộ phận, từ sales, booking cho đến kế toán và điều hành. Đối với các đơn vị du lịch, việc sử dụng một công cụ quản lý phòng phù hợp là yếu tố then chốt để đảm bảo sự liền mạch, chính xác trong mọi giao dịch và hợp tác.

2. 6 Sai Lầm Phổ Biến Khiến Việc Chọn Phần Mềm Quản Lý Phòng Thất Bại

Việc lựa chọn một phần mềm quản lý phòng không phù hợp là một trong những nguyên nhân hàng đầu gây ra các vấn đề về booking. Dưới đây là 6 sai lầm mà các đơn vị du lịch thường mắc phải.

2.1 Chọn phần mềm không phải dành cho ngành du lịch

Nhiều doanh nghiệp vì muốn tiết kiệm chi phí ban đầu đã chọn các giải pháp phần mềm tổng quát như ERP, CRM phổ thông, hoặc thậm chí phần mềm kế toán rồi cố gắng tùy chỉnh để phù hợp với hoạt động du lịch.

Giải pháp: Hãy ưu tiên những giải pháp phần mềm du lịch được thiết kế riêng cho ngành, có đầy đủ các tính năng cốt lõi như quản lý tour tuyến, booking đoàn/lẻ, điều hành đa kênh, và phân quyền chi tiết theo phòng ban. Một hệ thống quản lý khách sạn chuyên biệt sẽ giúp bạn tối ưu hóa quy trình làm việc ngay từ đầu.

2.2 Bỏ qua yếu tố tích hợp OTA – Dẫn đến overbooking

Đây là một sai lầm khi chọn phần mềm quản lý phòng cực kỳ phổ biến. Nhiều khách sạn vẫn quản lý thủ công qua Excel hoặc sử dụng phần mềm không có khả năng đồng bộ dữ liệu với các kênh OTA (Booking.com, Agoda, Traveloka...). Khi một travel agency gửi yêu cầu booking, thông tin về phòng trống không được cập nhật kịp thời, dẫn đến tình trạng trùng phòng hoặc overbooking, gây thiệt hại về uy tín và tài chính.

Giải pháp: Hãy đảm bảo rằng phần mềm của bạn có khả năng kết nối và đồng bộ hóa tự động với tất cả các kênh bán phòng trực tuyến (OTA) quan trọng. Tính năng này giúp cập nhật tình trạng phòng trống theo thời gian thực, giảm thiểu rủi ro trùng lặp booking.

2.3 Triển khai theo cảm tính - Không có kế hoạch rõ ràng

Việc thiếu một kế hoạch triển khai cụ thể sẽ khiến phần mềm quản lý phòng bị "bỏ xó" giữa chừng. Nhân viên không biết cách sử dụng, vận hành không đồng bộ, và doanh nghiệp lại phải quay về với phương pháp quản lý cũ.

Giải pháp: Trước khi triển khai, hãy xây dựng một kế hoạch chi tiết, xác định rõ mục tiêu, lộ trình và các bước thực hiện. Quy trình này sẽ đảm bảo mọi thành viên trong doanh nghiệp hiểu rõ vai trò và cách thức vận hành hệ thống một cách hiệu quả.

2.4 Thiếu báo cáo doanh thu – Không hỗ trợ tối ưu hiệu suất vận hành

Nhiều hệ thống quản lý khách sạn chỉ dừng lại ở chức năng quản lý phòng đơn thuần mà không cung cấp các báo cáo chuyên sâu. Điều này khiến doanh nghiệp khó đánh giá hiệu quả kinh doanh, ví dụ như công suất phòng của từng đối tác, lợi nhuận từ các gói combo hay hiệu suất làm việc của nhân viên.

Giải pháp: Lựa chọn phần mềm quản lý phòng có tích hợp dashboard báo cáo vận hành đa chiều. Các báo cáo này nên bao gồm công suất phòng, doanh thu theo kênh bán, hiệu quả của từng gói sản phẩm/dịch vụ, giúp bạn đưa ra quyết định kinh doanh chính xác hơn.

2.5 Không đào tạo nhân viên kỹ lưỡng khi bắt đầu dùng

Một sai lầm khi chọn phần mềm quản lý phòng khác là không tổ chức đào tạo chuyên sâu. Điều này dẫn đến việc nhân viên lúng túng, thao tác sai, hoặc tiếp tục sử dụng các công cụ cũ. Dữ liệu không đầy đủ hoặc bị sai lệch sẽ làm giảm hiệu quả của cả hệ thống.

Giải pháp: Hãy đầu tư vào việc đào tạo chuyên sâu cho toàn bộ nhân viên. Đảm bảo mỗi bộ phận đều hiểu rõ cách sử dụng phần mềm, các quy tắc nhập liệu và cách khai thác các tính năng một cách tối đa.

2.6 Không kiểm soát dữ liệu và phân quyền chặt chẽ

Thiếu kiểm soát dữ liệu và phân quyền người dùng là nguyên nhân khiến phần mềm quản lý phòng thất bại sau khi triển khai. Khi ai cũng có quyền chỉnh sửa dữ liệu nhạy cảm hoặc không có quy tắc nhập liệu chuẩn, hệ thống sẽ nhanh chóng trở nên lộn xộn và không đáng tin cậy.

Giải pháp: Thiết lập phân quyền người dùng chi tiết, chỉ định quyền truy cập và chỉnh sửa dữ liệu cho từng vị trí. Đồng thời, xây dựng các quy tắc nhập liệu chuẩn để đảm bảo tính nhất quán và chính xác của toàn bộ dữ liệu trong hệ thống.

3. Kết luận

Việc lựa chọn phần mềm quản lý phòng không chỉ là một quyết định về công nghệ, mà còn là một khoản đầu tư chiến lược. Hãy đầu tư thời gian và quy trình lựa chọn phần mềm quản lý phòng cẩn trọng, bởi lẽ nó không chỉ giúp bạn tránh được những sai lầm khi chọn phần mềm quản lý phòng mà còn tối ưu được hiệu suất kinh doanh, tăng doanh thu từ tour và combo một cách bền vững. Một hệ thống phù hợp sẽ là nền tảng vững chắc cho sự phát triển của doanh nghiệp trong ngành du lịch đầy tiềm năng.

Bạn đang là chủ khách sạn, homestay hay đang kinh doanh dịch vụ lưu trú nhưng gặp phải các vấn đề như:Công suất phòng sụt giảm, Thiếu ý tưởng, Khó khăn về chi phí vận hành…

Nếu bạn đang loay hoay với những câu chuyện này, thì đừng bỏ lỡ group Cộng đồng hợp tác khách sạn - Travelviet — nơi kết nối các chủ lưu trú, chia sẻ bí quyết tăng trưởng doanh thu, tối ưu vận hành và cùng nhau vượt qua mọi mùa thấp điểm!

Khác 59 lượt xem

Ngày cập nhật : 29/07/2025